Pavyzdinės konkursų sąlygos

Viešojo sektoriaus įstaigoms rekomenduojamos viešinimo ir informavimo konkursų sąlygos, suderintos su Ryšių su visuomene agentūrų asociacija ir patvirtintos Viešųjų pirkimų tarnybos

 

Kaip atsirinkti partnerius ryšių su visuomene srityje

(patarimai įmonėms ir organizacijoms)

 

A.    Prieš pradedant atranką.

 

Prieš pradedant atranką būtina apsispręsti, kokiu tikslu Jūs siekiate atsirinkti partnerius ryšių su visuomene  (RsV) srityje kokias funkcijas jiems nustatysite ir kaip bus bendradarbiaujama. Turėdami atsakymus į šiuos klausimus, lengviau formuluosite užduotis kandidatams, lengviau atsirinksite partnerius ir sklandžiau pradėsite darbus su jais.

 

1. Bendradarbiavimo trukmė. Tradiciškai projektai skirstomi į:

  • vienkartinius (pvz., vieno renginio viešinimas, krizės sprendimas);
  • trumpalaikius (trukmė – iki kelių mėnesių);
  • ilgalaikius (trukmė – ilgesnė nei keletas mėnesių).

 

2. Bendradarbiavimo apimtis. Būtina apsvarstyti, kokios apimties paslaugas ketinama pirkti. Tai galima įvertinti trimis būdais:

  • Atskirų paslaugų kiekiai (pranešimų spaudai, renginių, kitų veiksmų skaičius);
  • Žmogiškųjų resursų poreikis (kiek, tikėtina, reikės agentūrai skirti darbuotojų darbui su Jumis);
  • Planuojamas skirti biudžetas per metus.

 

3. Kokiu tikslu samdomas partneris RsV srityje. Dažniausiai tai daroma tokiais tikslais (tiek vienu, tiek ir keletu iš žemiau išvardintų):

  • Žinomumo didinimas žiniasklaidoje;
  • Išorės komunikacija (apimanti ne tik žiniasklaidą);
  • Vidinė komunikacija;
  • Krizių sprendimas;
  • Strateginis konsultavimas;
  • Specifinės problemos sprendimas.

 

4. Kaip vyks bendradarbiavimas? Būtina iš anksto numatyti:

  • Kokie darbuotojai bus atsakingi už bendravimą su partneriu;
  • Kas tvirtins:
    • Strategijas;
    • Taktinius veiksmų planus;
    • Parengtus tekstus ir kitą informacinę medžiagą;
    • Darbų atlikimo aktus ir sąskaitas.

4.1.   Tradiciškai šiuos darbus įmonėse atlieka:

  • Jeigu įmonė nedidelė – direktorius arba komercijos direktorius;
  • Jeigu įmonė didelė – rinkodaros vadovas ir direktorius;
  • Jeigu įmonė labai didelė – arba komunikacijos vadovas, arba rinkodaros vadovas kartu su direktoriumi arba prezidentu.

 

Pastaba: kadangi RsV apima ne tik komunikacijos, bet ir vadybos strategijas, būtina aukščiausiems įmonės vadovams rasti laiko bendradarbiauti su RsV konsultantais, kad būtų žinomi ir išanalizuoti numatomi verslo plėtros žingsniai ir jiems reikalinga komunikacija. Negalima visko palikti rinkodaros ar pardavimo vadovams, nes RsV nėra tik pardavimų skatinimas.

 

B.     Rekomenduojamas partnerių atsirinkimo mechanizmas.

 

Siekiant rasti tinkamiausią partnerį, rekomenduojame vykdyti atranką tokiu principu:

 

1. Paskelbimas. Paskelbiama apie ketinimus pirkti RsV paslaugas (pavieniui arba kartu su kitomis – reklamos, žiniasklaidos planavimo, rinkodaros ir t.t. – paslaugomis). Kvietimas teikti pasiūlymus turi būti išsiųstas agentūroms elektroniniu arba įprastu paštu, taip pat gali būti paskelbtas Ryšių su visuomene agentūrų asociacijos interneto svetainėje www.rsva.lt (tokiu atveju atitinkamą informaciją reikia siųsti el. pašto adresu info@rsva.lt;

 

2. „Long list“. Siekiant išvengti situacijos, kad bus nepakviestos kai kurios tinkamiausios agentūros, suteikiama galimybė atvykti ir prisistatyti visoms agentūroms, kurios mano galinčios atitikti Jūsų keliamus reikalavimus.

 

Pastaba: rekomenduojame kviesti Ryšių su visuomene agentūrų asociacijai priklausančias agentūras, nes asociacija vienija vienas stipriausių labiausiai patyrusių šioje rinkoje dirbančių bendrovių. Asociacijai priklausančių agentūrų sąrašą rasite šiuo adresu: http://www.rsva.lt/rysiu-su-visuomene-agenturu-asociacijos-nariai/

 

Iš šių agentūrų reikalaujama:

  • Agentūros trumpo pristatymo (ribojant laiką, pvz., suteikiant ne daugiau kaip 30 min.);
  • Papildomos informacijos, kuri įrodytų agentūros tinkamumą dirbti su Jūsų projektu:
    • Agentūros patirtis šioje konkrečioje srityje;
    • Siūlomos komandos patirtis konkrečioje srityje;
    • Sėkmės istorijos, susijusios su konkrečia sritimi.

Pastaba. Šis etapas gali būti atliekamas organizuojant susitikimus arba tik paprašant atsiųsti reikiamą informaciją el.paštu.

 

Po šio etapo per savaitę atsirenkami keli (dažniausiai – 2 arba 3) kandidatai, likusiems pretendentams išsiunčiami informaciniai padėkos laiškai.

 

3. „Short list“. Atrinkti kandidatai pakviečiami dalyvauti antrame konkurso etape, jiems išsiunčiamos konkurso sąlygos (tipinės konkurso sąlygos pateikiamos priede Nr.1).

 

Pasirašius susitarimą dėl konkurso sąlygų atsirinktiems kandidatams išsiunčiama konkreti užduotis, kuriai atlikti duodama 2-3 savaitės. Užduotys turi parodyti kandidatų sugebėjimus, logiką, kūrybiškumą ir t.t. Rekomenduojama formuoti užduotis, kurios būtų labai stipriai susijusios su būsimuoju bendradarbiavimo objektu:

  • Renginio viešinimo idėjos;
  • Pasiūlymai, įžvalgos komunikacijos strategijai;
  • Problemos komunikaciniai sprendimai.

 

Pastaba: atkreipiame dėmesį, kad idėjos ir strategijos yra intelektuali nuosavybė, kuri priklauso jos autoriams, šiuo atveju – agentūrai, todėl Jūs negalėsite naudoti idėjų, kurias pateikė konkurso nelaimėjusi agentūra, nebent prieš konkursą buvo susitarta kitaip.

 

Papildomai visos agentūros turi pateikti savo įkainius ar preliminarų biudžetą (jeigu užduotis susijusi su konkrečiu renginiu ar trumpalaikiu projektu).

 

Siekiant išvengti nesusipratimų, būtina agentūroms išsiųsti sąrašą standartinių RsV paslaugų sąrašą, prašant nurodyti jų įkainius:

  • Pranešimo spaudai parengimas ir išplatinimas;
  • Spaudos konferencijos surengimas;
  • Tekstų rengimas (vieno puslapio kaina);
  • Darbo valandos (konsultanto, projektų vadovo, projektų asistento).

 

Pastabos:

  • Agentūrai turi būti leista pristatyti pasiūlymus gyvai, suteikiant 1 val. laiko.
  • Pasiūlymo pristatyme turi dalyvauti visi asmenys, kurie vėliau priiminės sprendimus.
  • Rekomenduojama, kad pasiūlyme dalyvautų visa agentūros pasiūlyta komanda, o patį pasiūlymą pristatytų tas komandos narys, kuris laimėjimo atveju vėliau pristatinės agentūros pasiūlymus ir bus dažniausiai su klientu bendraujantis komandos narys.

 

Po pasiūlymų pristatymų per savaitę priimamas sprendimas dėl laimėtojo, su kuriuo bus sudaroma sutartis. Apie sprendimą informuojami ir pralaimėjusieji, kuriems išsiunčiami informaciniai padėkos laiškai.

 

4. Sutarties sudarymas. Per savaitę po sprendimo sudaroma sutartis su laimėtoju.

 

C.    Agentūros vertinimas

 

Skelbiant konkursą bei atsirenkant agentūrą, būtina nepamiršti, kokiu tikslu ji yra samdoma (apie tai kalbama A dalies 3 punkte), nes tai gali pakoreguoti Jūsų pasirinkimą. Vertindami agentūrą visada galvokite ne tik apie tai „ar tai gera agentūra“, bet ir apie tai „ar ši agentūra tiks mums“. Ryšių su visuomene srityje yra labai svarbu susikalbėjimas ir bendradarbiavimas, todėl šis aspektas yra labai svarbus renkantis partnerius.

 

Rekomenduojame vertinti atsižvelgiant į šiuos kriterijus. Šie kriterijai yra tik pagrindiniai ir dažniausiai naudojami. Jų gali būti ir daugiau, tai priklauso nuo konkrečios situacijos. Taip pat atkreipiame dėmesį, kad kriterijai turi skirtingą svorį priimant sprendimą, kurią agentūrą pasirinkti, todėl rekomenduojame jų svarbą nustatyti pagal savo poreikius ar užduotį, tikslus.

 

1. Gebėjimai. Užduoties atlikimas parodo agentūros „know-how“ potencialą: gebėjimą analizuoti, loginį mąstymą, kūrybiškumą ir pan.

 

2. Patirtis. Ankstesni agentūros projektai ir darbas patvirtina agentūros gebėjimus ir yra kaip tam tikri įrodymai, kad agentūra bus geras parteris. Tačiau rekomenduojame turėti galvoje du aspektus:

  • daugiausia dėmesio skirkite patirčiai Jūsų veiklos srityje arba gretutinėse rinkose;
  • į bet kokią agentūros patirtį reikia žiūrėti atsargiai, nes agentūrose kaip ir bet kurioje kitoje organizacijose darbuotojai keičiasi, o su jais gali būti prarandama ir patirtis.

 

3. Komanda. Žmonės, kurie dirbs su Jumis, lems, ar bendradarbiavimas bus sėkmingas. Be to su jais teks bendrauti vos ne kasdien. Todėl turi būti atsižvelgiama ne tik į komandos narių patirtį, bet ir asmenybes, t.y., ar agentūros ir kliento darbuotojai sutars. Taip pat rekomenduojame atsižvelgti į šiuos aspektus:

  • Su retomis išimtimis pagrindinis komandos narys, kuris dažniausiai bendraus su klientu, yra projektų vadovas, todėl didžiausias dėmesys turi būti skiriamas jo patirčiai ir asmeninėms savybėms;
  • Vertindami komandos narius, galvokite apie būsimą projektą ar bendradarbiavimą – ar atitinka komandos narys poreikius ir situaciją?
  • Stipriausias komandos narys visada bus konsultantas arba agentūros vienas iš vadovų (dažniausiai – direktorius arba projektų direktorius), tačiau jis projektui skirs mažą savo darbo laiko, todėl jį vertinkite kaip galimą patarėją esant kritinėms situacijoms.

 

4. Kaina. Tai – vienas lengviausiai palyginamų kriterijų. Kadangi agentūros taiko skirtingą kainodarą, rekomenduojame atidžiai vertinti kainas ir reikalauti, kad konkurso metu būtų pateiktos to paties veiksmo ar paslaugos įkainis ir paminėtos visos papildomos sąlygos, jeigu tokios yra, tam, kad vėliau nebūtų netikėtumų.

 

5. Papildomi kriterijai. Būna atvejų, kada yra poreikis papildomiems kriterijams. Keletą išvardinsime:

  • Ar agentūra priklauso tarptautiniam tinklui?
  • Ar agentūra turi partnerių Latvijoje, Estijoje ir t.t.?
  • Ar turi nuolatinius partnerius reklamos, žiniasklaidos planavimo srityje ir pan.?
  • Ar prireikus gali pateikti papildomas X paslaugas.

 

Pastaba: nors gali susiklostyti įvairios aplinkybės, rekomenduojame vengti tokios situacijos, kada po konkurso nusprendžiama nepasirinkti jokios konkurse dalyvavusios agentūros. Tokiu atveju konkurso organizatorius bus laikomas kaip nepatikimas partneris ir kitą kartą dalis agentūrų gali atsisakyti dalyvauti jo skelbiamame konkurse.

 

Tikimės, kad Jūs pasirinksite tikrai gerus partnerius ryšių su visuomene srityje. Bet kuriuo atveju, kilus klausimams, prašome kreiptis į Ryšių su visuomene agentūrų asociaciją, ir mes pasistengsime patarti bei pateikti papildomos informacijos.

 

Pagarbiai,

Ryšių su visuomene agentūrų asociacija

El. paštas: info@rsva.lt

Priedas Nr.1

 

 

TIPINĖS RYŠIŲ SU VISUOMENE PASLAUGŲ PIRKIMO

 KONKURSO SĄLYGOS

 

DATA

 1.      BENDROSIOS NUOSTATOS

 

1.1.   Perkančioji organizacija – “_______________” (toliau Pirkėjas) skelbia ryšių su visuomene paslaugų tiekėjo atrankos konkursą, kurio metu bus atrinktas partneris ___ metams.

Adresas: ____________

Įmonės kodas: _________

Tel. _____, faks.: (8-5) ____________.

1.2.   Perkamų paslaugų pavadinimas – „_______________“ ryšių su visuomene (RsV) veiklos organizavimo ir įgyvendinimo paslaugos.

1.3.   ”_______________________” perkamos paslaugos apima:

1.3.1.      Bendrovės RsV strategijos kūrimas ir įgyvendinimas,

1.3.2.      Bendrovės rengiamų marketingo, socialinių ir rėmimo kampanijų palaikymas RsV veiksmais,

1.3.3.      Kasdienis proaktyvus bendravimas su žiniasklaida, naujų komunikacijos kanalų ir formų paieškos,

1.3.4.      Konsultacijos organizuojant ir įgyvendinant bendrovės vidinės komunikacijos veiklą.

1.3.5.      ______________________________________

1.3.6.      ______________________________________

1.4.   Konkursas uždaras. Pakviestų įmonių sąrašas neskelbiamas.

1.5.   Pirkėjas nekompensuoja ir neatsako už konkurse dalyvaujančios įmonės (toliau Dalyvio) turėtas dalyvavimo konkurse bei dokumentų rengimo išlaidas.

1.6.   Konkursui pateiktas pasiūlymas prilyginamas neskelbiamai informacijai.

1.7.   Pirkėjas pasilieka teisę atsisakyti Pirkėjui nenaudingų pasiūlymų bei atskiriems darbams sudaryti sutartis su atskirais paslaugų tiekėjais.

1.8.   Pirkėjas įsipareigoja nenaudoti konkurso dalyvių savo pasiūlymuose pateiktų idėjų be pasiūlymą kūrusio dalyvio sutikimo.

 

2.      UŽDUOTIS

 

2.1.   Pateikti įžvalgas apie “_______________” situaciją viešojoje erdvėje

2.2.   Pateikti preliminarius siūlymus/idėjas, kurios padėtų pasiekti šių tikslų:

2.2.1.      ________

2.2.2.      ________

2.2.3.      ____________

2.2.4.      ____________

2.3.   Preliminarius siūlymus/idėjas pateikti ppt/word formate, iki ___ psl. apimties.

2.4.   Informaciją apie įmonę patirtį vykdant panašius projektus, klientų rekomendacijas (ne mažiau 3) bei komandą, kuri dirbtų su “_______________” konkurso laimėjimo atveju.

2.5.   Teikiamų siūlymų/idėjų įgyvendinimo efektyvumo vertinimas, rezultatų matavimas.

2.6.   Kainas pagal šiuos aktualius parametrus/veiksmus/paslaugas:

2.6.1.      _____________

2.6.2.      _____________

2.6.3.      _____________

2.6.4.      _____________

 

3.      TEISĖS IR PAREIGOS

 

3.1.   Pirkėjas pateikia pakviestoms įmonėms šias Konkurso Sąlygas su priedu „_____________.ppt“, kur pateikiama papildoma informacija apie „_________________“.

3.2.   Kol nepasibaigė pasiūlymų priėmimo terminas, Dalyvis gali pakeisti ar atšaukti pateiktą savo pasiūlymą. Apie pasiūlymo pakeitimą ar atšaukimą dalyvis praneša Pirkėjui raštu iki pasiūlymo pateikimo termino pabaigos. Pasiūlymas nebus pakeistas ar atšauktas, jei toks Dalyvio pranešimas bus gautas vėliau nustatyto termino.

3.3.   Pirkėjas pasilieka teisę

a)      pakviesti dalyvį pristatyti pasiūlymą. Pasiūlymo pristatymas vyktų su pasirinktais Dalyviais suderintu laiku. Pasiūlymą pristato projektų vadovas;

b)      savarankiškai surinkti atsiliepimus apie konkurso dalyvį.

3.4.   Papildomus klausimus dėl konkurso Dalyvis gali teikti elektroniniu paštu vardas@pavadinimas.lt arba tel. 8-XXX-XXX iki DATA, VALANDA.

 

4.      VERTINIMO KRITERIJAI

 

4.1.   Užduoties išpildymo atitikimas užduoties sąlygoms, pagrįstumas, kompleksiškumas, kūrybiškumas.

Vertinama 40 %

4.2.   Projekto komandos patirtis, draudimo rinkos išmanymas, projektų vadovo profesionalumas.

Vertinama 10 %

4.3.   Įmonės patikimumas (klientai, partneriai, subrangovai, efektyvaus darbo rezultatų pavyzdžiai, apyvarta, pasiekti rezultatai). Vertinama 10 %

4.4.   Efektyvumo vertinimas, rezultatų matavimas. Vertinama 10 %

4.5.   Kaina (agentūros specialistų valandų įkainiai, subrangovų darbų ir komisinio atlygio dydis).

Vertinama 30%

 

5.      KRITERIJAI, KURIŲ NEIŠPILDŽIUS, PRETENDENTAS PRIPAŽĮSTAMAS NETINKAMU

 

5.1.   Jeigu pasiūlymas neatitinka konkurso sąlygų.

5.2.   Jeigu Dalyvis nepateikė visų reikiamų dokumentų pagal konkurso sąlygas arba pateikta klaidinga informacija

5.3.   Jeigu dalyvis pateikė dokumentus vėliau nustatyto termino.

 

6.      PASIŪLYMŲ PATEIKIMAS IR KONKURSO NUGALĖTOJO IŠAIŠKINIMAS

 

6.1.   Pasiūlymą konkurso Dalyvis iki DATA, VALANDA pateikia Pirkėjui el. paštu vardas@pavadinimas.lt

6.2.   Pranešimas apie konkurso nugalėtoją bus išsiųstas visiems konkurso Dalyviams ne vėliau, kaip per tris dienas po to, kai pirkimų komisija priims ir valdyba patvirtins sprendimą.

6.3.   Sutartis ryšių su visuomene paslaugoms teikti bus sudaroma ____ metams su galimybe ją pratęsti

6.4.   Pirkėjui ir konkurso nugalėtojui per septynias dienas nesusitarus dėl sutarties sąlygų, Pirkėjas turi teisę derėtis ir sudaryti sutartį su Dalyviu, kurio pasiūlymas pagal naudingumą yra pirmas po Dalyvio, atsisakiusio sudaryti sutartį.

6.5.   Konkursą pralaimėjusiems dalyviams išsiunčiama informacija ne vėliau, kaip per tris dienas po to, kai pirkimų komisija priims ir valdyba patvirtins sprendimą. Pateikiama argumentacija, kodėl pateiktas pasiūlymas gavo mažiau balų, nurodomi trūkumai, jei tokie užfiksuoti.

 

 

 

Pirkėjas                                                                                               Dalyvis

 

____________________________                                                    __________________________

 

 

 

 

Comments are closed.